مقدمه:
خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به اهداف است. مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندیها نیست، بلکه هدف از خرید، دستیابی به اقلام مورد نیاز ، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز است.
اهمیت دیگر فرآیندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباط هایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.
مدیریت خرید ترکیبی از کارشناسی کیفیت و قیمت تجهیزات و ملزومات ، مدیریت توزیع و مدیریت پشتیبانی و خرید می باشد .
بخش خرید و تدارکات از فرآیند تهیه تا توزیع کامل تجهیزات و ملزومات و خدمات پس از فروش را در بر میگیرد
هدف هر فعالیت تجاری و بازرگانی وسازمانهای ارائه دهنده خدمت تنها از طریق ترکیب مناسب ۵M( ماشین –نیروی انسانی - مواد- سرمایه و مدیریت ) امکان پذیر است.در نظام سلامت که ماهیت آن لزوماً ارایه خدمت می باشد و با سلامت انسانها سرو کار دارد خرید کار آمد تجهیزات پزشکی وکالاهای پزشکی در ارائه هر چه بهتر خدمات بهداشتی ودرمانی بسیار حائز اهمیت است.
هدف:
هدف اصلی این واحد مدیریت خرید است و عملکرد صحیح آن باعث پیشرفت دانشگاه در جهت مطلوب می باشد. تلاش کلیه همکاران این واحد انجام فرآیند خرید به نحو مطلوب با در نظر گرفتن ۵ اصل (کیفیت مطلوب، مقدار مناسب، قیمت مناسب، منبع مناسب و زمان مناسب) می‌باشد.
شرح وظایف:
-
پیش بینی خرید اقلام مصرفی و غیر مصرفی مورد نیاز ستادی و واحدهای تابعه بر اساس اعتبارات تخصیص یافته
-
برنامه ریزی و هماهنگی تهیه کالاها، ملزومات و وسایل موردنیاز واحدهای ذیربط
-
مدیریت خرید، جهت بهره وری و کاهش هدر رفت اعتبارات و موجودی ها در انبار سازمان
-
بهبود و توسعه سیاست ها و روش های خرید جهت رسیدن به اهداف با کمترین بهای ممکن
-
برقراری روابط مداوم و سالم با فروشندگان جهت خرید عاقلانه و رقابتی
-
تهیه بانک اطلاعات از فروشندگان و پیمانکاران جهت جایگزینی مطمئن برای عرضه کالاهای انحصاری
-
مشارکت در تجهیز مراکز جدیدالاحداث
-
حمایت از واحدهای تابعه از طریق پیگیری مداوم و تهیه تجهیزات و خدمات مورد نیاز
-
اجرای فرایند انتخاب و انتصاب و آموزش مسئولین تدارکاتو تدوین جزوات آموزشی مربوطه
-
آموزش اصول وروشهای فرآیند خرید کالا به کارپردازان واحدهای تابعه
-
برگزاری استعلام بهای خرید کالا پس از تأمین اعتبار
-
تشخیص و تعیین مبلغ تنخواه گردان جهت کارپردازان حوزه ستادی
-
بررسی اسناد مربوط به خرید و تطبیق با آئین نامه مالی معاملاتی دانشگاه
-
تهیه گزارش از کالاهای نامرغوب و بلامصرف خریداری شده
-
بررسی و تجزیه تحلیل وضعیت بازار و آگاهی از نوسانات قیمت ها و انتخاب کالای مرغوب و استاندارد
-
نظارت بر تکمیل اسناد مالی تنظیم شده توسط کارپردازان
-
پیگیری نواقص اسناد مالی تنظیم شده و صدور چک فروشندگان
-
فراهم نمودن فرصت های یکسان برای دسترسی کلیه متقاضیان در استعلام خرید کالا و تجهیزات
-
اصلاح ،ارتقاء و نظارت بر فرآیند خرید در واحدهای تابعه دانشگاه
-
فرهنگ سازی و ایجاد بستر مناسب جهت استفاده از کالاهای ایرانی در راستای حمایت از تولیدکنندگان داخلی
-
کاهش هزینه های مصرفی از طریق برآورد متمرکز نیازها و صدور درخواست خرید کلی
-
بهبود روشهای خرید و ارتقای کیفیت خدمات و کالا
-
هماهنگی و تامین امکانات و اقلام مورد نیاز جهت برگزاری همایش‌ها، اعیاد و ...
-
مدیریت بر انجام امور تشریفات، پذیرایی جلسات با هماهنگی مدیریت روابط عمومی و مدیریت امور رفاهی دانشگاه
-
تهیه و ثبت فرم های مالیاتی جهت ارائه به اداره امور مالیات شهرستان اصفهان
-
برنامه ریزی، نظارت و مدیریت بر هزینه های انرژی و ارایه راهکارهای کاهش هزینه
-
مشارکت در تدوین شاخص ها و چک لیست های نظارتی واحدهای تابعه
-
تهیه بانک اطلاعاتی پرسنل تدارکات واحدهای تابعه
-
تعیین قیمت البسه کارکنان بر اساس دستورالعمل شماره ۱۵
-
سرعت عمل و دقت نظر و اتخاذ تدابیر و تصمیمات لازم در موارد بحرانی وپیش بینی نشده
-
مشارکت در تدوین برنامه عملیاتی سالیانه مدیریت خدمات پشتیبانی
-
شرکت در جلسات درون بخشی و برون بخشی و استفاده از راهبرد آن با هماهنگی مقام مافوق
-
همکاری و مشارکت در طراحی و تدوین آئین نامه هاو دستورالعمل های خرید و تدارکات
-
نظارت بر کلیه امور مربوط به کار پردازی مدیریت و راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی
-
راهنمایی و پاسخگویی مسؤولانه به مراجعه کنندگان
-
انجام سایر امور محوله در راستای اهداف مدیریت حسب دستور مقام مافوق
فرم های اداره تدارکات و کارپردازی
مدیریت امور عمومی دانشگاه علوم پزشکی کاشان